Por Adrielly Marcelino
Você sabe o que é onboarding? Em Recursos Humanos, esse termo refere-se ao processo de integração de profissionais recém-ingressados na empresa. A palavra onboarding possui origem inglesa, que em tradução livre significa “embarcar”.
O propósito desse processo é aumentar o engajamento e a probabilidade de retenção. Quer saber como fazer seu funcionário se sentir parte do time ao embarcar na empresa? Descubra ao ler esse artigo.
Por que investir em onboarding?
Hoje, as empresas inovadoras disputam acirradamente por profissionais capacitados e talentosos, entretanto muitos casos de turnover acontecem por conta de uma experiência inicial negativa.
Confira os dados levantados pela Harvard Business Review¹ com base na rotatividade de funcionários dos Estados Unidos:
- Aproximadamente 33% dos recém contratados procuram outro emprego nos 6 primeiros meses de trabalho – entre os Millennials a porcentagem é ainda maior e ocorre mais cedo.
- Estima-se que os custos organizacionais da rotatividade de funcionários variam entre 100% e 300% do salário do funcionário substituído.
- Um empregado leva geralmente 8 meses de experiência para apresentar máximo desempenho em suas tarefas.
- 23% dos novos contratados são desligados antes de concluir um ano de empresa.
No Brasil, a taxa de rotatividade nas empresas aumentou em 82% entre 2012 e 2014, segundo uma pesquisa da Robert Half, especialistas em Recrutamento e Seleção. Para Mário Custódio, Gerente de RH da empresa, os números caracterizam a concorrência por profissionais qualificados no Brasil.
Os profissionais de tecnologia detêm os maiores índices de desligamento precoce devido a emergência de vagas no setor. Entre os profissionais de Inside Sales, a média de rotatividade é de 35% por ano (Hubspot, 2018).²
Já parou para pensar em quanto tempo, trabalho e dinheiro você investiu para contratar um profissional que saiu da empresa muito antes do previsto?
Como diminuir a probabilidade de turnover
Realizar o onboarding dos recém contratados é um caminho eficiente para diminuir a rotatividade. Esse processo, quando realizado de forma adequada e com as ferramentas ideais, promove integração e capacita o funcionário para realizar suas tarefas com alta performance.
O período de onboarding converte o stress inicial em aprendizado e bom relacionamento com os colegas. Também é um momento excelente para o colaborador entender melhor o produto/serviço que a empresa oferece.
Nós já abordamos o porquê investir nesse processo e quais são seus benefícios. Agora vamos falar um pouco sobre o desenvolvimento do onboarding e como elaborar um material auxiliar para novos funcionários.
Pré Onboarding
O candidato selecionado aceitou sua proposta de emprego? Oba! Então você já pode iniciar o pré onboarding, um conjunto de ações iniciais para receber esse funcionário.
Para começar, envie emails regulares contando sobre a empresa, seus valores e seu nicho de atuação.
Não se esqueça: você não quer que o funcionário fique ansioso, certo? Então não exagere na quantidade de emails e no tamanho do material enviado.
Será que surgiu alguma dúvida após a leitura? Pergunte! O primeiro dia de trabalho é ideal para isso. Outro ponto importante, é quebrar o gelo inicial. Apresente a empresa e os colegas de trabalho.
Alguns lugares adotam a política de apadrinhamento, onde alguém com mais tempo de casa é voluntariamente um “padrinho” que auxilia o recém chegado. Isso promove bom relacionamento entre colegas e reduz o tempo gasto pelo gestor para sanar dúvidas.
Assimilação Cultural
Como é a história da sua empresa? Quais são seus valores? Qual é a sua missão?
Saber responder tais perguntas é fundamental para compreender a cultura organizacional da empresa e incorporar a conduta esperada. Conte histórias sobre a companhia que expressem seus valores. Se a empresa possui um evento anual, por exemplo, mostre os registros ao novo funcionário.
Você quer um exemplo bem sucedido de assimilação cultural?
A Loggi, startup brasileira inovadora no mercado entregas, ensina seus valores e operações na prática.
Os novos contratados trabalham por um dia no galpão de entregas e na área de experiência do consumidor. O objetivo dessa metodologia prática, é que o colaborador aprenda rapidamente como funciona serviço ofertado pela Loggi e quais são seus valores ao lidar com clientes.
Para finalizar a semana de onboarding, acontece um happy hour e o empregado obtém a experiência de ser cliente da Loggi por um dia, recebendo em sua casa um kit personalizado de “boas vindas”.
Durante esse processo, você mostra e reforça sua marca empregadora. Confira esse vídeo sobre Cultura Organizacional e Employer Branding com Nara Zarino, uma das responsáveis pelo onboarding da Loggi.
E-learning: capacite seu funcionário
Simplificadamente, e-learning é uma modalidade de ensino a distância (EAD) que usa tecnologia para promover conteúdo educacional em diversas plataformas. Quando comparado ao ensino presencial, é uma opção menos custosa e mais flexível.
Os cursos a distância podem ser acessados em qualquer horário, de qualquer lugar e em diversas plataformas, como tablets, smartphones, notebooks, etc. Portanto, durante uma capacitação online, não é necessário desembolsar custos de deslocamento e nem possuir um computador robusto.
Ensino a distância vale a pena? A resposta é S-I-M!
De acordo com o Censo da Educação Superior realizado pelo Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira (Inep), do ano de 2016 para 2017, o número de alunos matriculados no ensino superior à distância cresceu 17,6% – registrando cerca de 1,8 milhão de alunos matriculados na modalidade EAD.
O processo de inovação tecnológica está intrinsecamente relacionado a qualificação e treinamento dos trabalhadores. Capacitar colaboradores resulta em maior competência para realizar de tarefas, mais motivação, maior produtividade e chances de reter esse talento.
Grande parte dos cursos EAD possuem certificado com atestado de horas.
Personalização
Os kits de boas vindas aos colaboradores são um exemplo de personalização. Dê uma característica única ao seu onboarding!
Pode ser um livro, uma caneca ou até mesmo uma atividade diferente como café da tarde especial. Empresas com app mobile corporativo, por exemplo, podem realizar uma publicação de boas vindas ao novo colaborador.
Diga ao profissional que ele pode personalizar seu local de trabalho com uma foto de sua família ou um objeto decorativo que goste. Inserir elementos pessoais em um novo ambiente auxilia a integração e consequentemente, uma interação mais saudável desde o início.
É importante ressaltar que se novo funcionário possui uma deficiência ou mobilidade reduzida, as atividades de boas vindas devem ser adaptadas para recebê-lo.
Material auxiliar
Como o conhecimento estratégico da sua empresa está organizado? As informações estão reunidas em um só lugar ou dispersas em vários arquivos e formatos? Saiba que esses fatores refletem diretamente nos seus resultados.
Realizar a gestão do conhecimento estratégico é essencial para a produtividade dos funcionários. Você por quê?
De acordo com o State of Sales Productivity Report (2015), vendedores gastam em média 8 horas por semana procurando por conteúdo. Vale ressaltar que essa pesquisa foi feita com vendedores experientes. Imagine o tempo gasto para localizar informações durante os primeiros dias de trabalho?
Um Playbook é uma solução eficaz para esse problema. Essa ferramenta reúne dados e informações referentes aos negócios da empresa de maneira organizada e com acesso dinâmico.
Algumas empresas persistem em usar um playbook estático, criado manualmente. Entretanto, o formato web based ganha cada vez mais adeptos por seu caráter prático e digital. Graças ao acesso que pode ser feito em diversas plataformas, localização mais rápida de informações e a garantia de privacidade e segurança de dados.
A Peerdustry, startup que promove o compartilhamento de maquinário ocioso, pretende aumentar exponencialmente sua quantidade de vendedores. A fim de reduzir o tempo gasto pelo gestor para solucionar dúvidas e uniformizar o processo de vendas, a empresa investiu na elaboração de um playbook de vendas.
Feedback do Onboarding
Enquanto a equipe de Recursos Humanos dedica tempo e importância ao processo de onboarding, outros setores podem não enxergar o retorno desse processo claramente.
Para ressaltar a importância do onboarding, a especialista em integração novos colaboradores, TalentLMS, realizou uma pesquisa com cerca de 5 mil profissionais sobre como eles se sentiram após o onboarding do seu emprego atual.
Os resultados mostram que o processo de onboarding trouxe resultados positivos para a cultura organizacional e produtividade dos empregados.